你可以幫你的會議效能健檢，真的需要開視訊會議嗎？

在我們2020年的開課經驗中，雖然學員們對視訊會議的互動技巧，收穫不少。不過，回到基本面，『這個會議到底值不值得開』，仍然是大家比較會困擾的話題。

所以，我們透過這個機會，將自己多年來的實戰經驗融入，拆分一個視訊會議形成要件，為九大關卡，希望能幫助學員們，未來不管是召集例會、專案會、啟動會、檢討會、BS腦力激盪會議、Ad-Hoc會議、 會前會等等等，都能夠得到更好的會議效果。

第一關 議題重要嗎？

每個組織都會有什麼是”重要”的定義，但我們要避免”頭痛醫頭，腳痛醫腳”的議題，因為不精準的問題（或者因意氣用事操作的問題），都會導致會議的無效率：

『A部門獲利一直起不來，所以開會檢討B部門』『B公司在產品研發進度超前我們，所以我們來開會檢討一下目前我們產品研發進度』

第二關 有具體目的與產出嗎？

場景：財務跑去找總經理，因為各分公司嚴重超支，希望總經理主持一場Cost Down的會議。結果會中，各分公司都說報支都為了開展當地業務活動，沒妥協餘地。芭樂拳喊了一個小時，總經理最後無奈裁決：『那就請財務下去再分析一下，看還有沒有可以刪減的預算。』

當產出不是那麼具體時，不只會讓會議離題，也會分裂出更多的無效會議。

第三關 可否透過協作來取代會議？

『今天會議就是來討論一下，這份簡報該怎麼改。』『等一下例會，你把SAS報表倒出來，做成ppt給同仁看！』

雲溝通的數位趨勢，許多經理人都必須去正視自己的管理風格。上面的情境，都是有機會可透過非同步遠端協作，就可shoot掉的議題。經理人只要做到異常管理就好。