如何成功地主持會議？

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當開會變成毫無共識的惡夢，最應該負責任的就是會議主席。從座位安排到化解紛爭、引導結論，想成功地主持會議，其實大有訣竅。

開會是一個很重要的能力，除了參與會議，主持會議的能力更是關鍵，影響整個會議的運作與實質效益。既然大家花了時間開會，自然希望討論事項能透過會議獲得有效的解決；一個失序、缺乏條理的會議，只是浪費大家的時間與公司的資源成本。

因此主席是會議中的靈魂人物，公司裡的每一個人都應該輪流練習主持會議，藉此學習掌握時間、管理有效的議程討論、並獲致結果、減少衝突。

座位安排學問大

首先，會議席次的安排便是一門大學問，雖然這通常得仰賴幕僚，但主席更應深諳此間的道理。如果幕僚對會議的內容與公司人事狀況了解的話，透過安排議程與座次，便能化解掉原先可預見的衝突。

例如，主席的右手邊或正對面，通常會安排其最常諮詢、且溝通無阻的同仁，這個人必須能維持公正客觀，同時勇於提醒主席應注意事項，以利會議進行。

為了不讓會議的權力偏重一方，主管們不宜坐在一起，各部門主管與部屬最好穿插著坐，同部門的主管與部屬不要坐隔壁，而應坐斜對面，部屬才能暢所欲言。不過，欲協助主管開會的部屬，則可以坐在主管右手邊以便備詢。

重要的是，老闆座位旁邊最好安排一個敢言的人，才不會讓老闆主導會議，而部屬卻總是沈默。

另外，也可以用座位的布置來調節一些可預見的衝突；例如，不要安排原本就針鋒相對的同仁，直接面對面地坐著開會，而可安排他們坐較遠的斜對面、或坐成L型，中間隔幾位能緩衝兩位歧見的同事。

所以比較好的會議桌，確實是圓形或橢圓形的，方桌會給人談判、好像戰場的感覺。

而在會議進行中，若出現與會者發言離題或是交頭接耳的情況，主席應該禮貌地提醒與會者，因時間有限，請回到正題或集中精神；若是主席自身發言離題，則有賴與會者的會議管理能力，提醒主席回到正題。

另外在階級分明的組織中，主席必須要能引導、邀約每個人發言。如果有少數人的意見過於踴躍，似乎壟斷了會議的發言權，主席可以表示，希望徵求新的意見，請其他沒有發表意見的人輪流發言；輪流發言使每個人都有表達的機會，而且「對事不對人」，壟斷發言者也不會覺得不舒服。

謹守中立原則

若會議中發生衝突，主席必須非常敏銳，最重要的原則便是「中立」，唯有中立才能保持客觀，引導大家做「意見之爭」，而非「人與人之爭」。有一句話說得很好：「人與人的競爭是毀滅性的，但是意念與意念的競爭是建設性。」就事不就人，出了會場，會議中的一切意見之爭不會帶有任何殺傷力。所以當衝突發生，主席必須提醒每個人就事而論，別做人身攻擊。

具爭議性的討論如果破裂，不要僵持不下，主席應先請大家討論其他議案，緩和氣氛後再討論，或者將該議案盡快擇日再議。

但是在此次的會議結束前，應討論大家散會後的準備工作；例如，請意見不同的兩方，準備齊全的相關資料，以便於下次會議中提出討論。

而不是將棘手的議案擱置、延後再議，大家卻仍然沒有準備、兩手空空地參加下次會議，又是一場從零開始的爭議，吵鬧不休，永遠沒有辦法解決問題、獲致結論。

所以散會的條件是，清楚擬定下次的議程或方向，而且時間必須盡快且經大家同意。

只要每個人都具備參加會議或主持會議的能力，充分地投入議程，自然較願意為自己在會議中的承諾或決策負起責任，一切決策的執行才會真正落實。

日期：2012-11-16 出處：2001-04 Cheers雜誌7期

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