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【The Proof - 202003期】VUCA時代 ISO 45001 :2018 洞察組織處境

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SGS管理學院

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HOW TO SOLVE ORGANIZATIONAL RISKS?
VUCA時代來臨  洞察組織處境
新版ISO 45001 :2018 - 組織處境風險解析

作者 : 郭展宏 Steven Kuo /
SGS評審專員、工業安生技師、職業衛生技師


在遠古時代,靠老天爺吃飯的漁民,最大的敵人是風,有風浪就不平靜,何時會起風誰也不知道,這是最早「風險」一詞的由來。而現今管理系統中則廣義定義「風險」為不確定性的影響,不論是正面的或負面的 ,也就是導致風險與機會的存在機率。但在各管理系統中對「風險與機會」的意涵也並不一致,如: ISO 45001 : 2018中,風險與機會,有「職安衛風險」、「職安衛機會」及「管理系統的其他風險和其他機會」三個元素。又在ISO 14001:2015 中,風險與機會,泛指潛在的負面(威脅)及正面(益處)之影響。也就是說,不同管理系統有不一樣的風險管理重點。


組織處境風險歸納

 

 
ISO 45001 : 2018職業安全衛生管理系統(以下簡稱「管理系統」)於條文6.1單元中「對應風險跟機會的行動的要求」,要求公司在規劃管理系統時,應考量來自於「組織處境」的風險(管理系統面及其他外部風險與機會);也就是說,在大環境的變化下,全球發展格局越演越烈,在這VUCA時代有著易動性 (Volatility)、不確定性 (Uncertainty) 、複雜性 (Complexity)與模糊性(Ambiguity) 等特色。

我們不禁要問? 哪些外部環境議題,會影響到組織內部的運作,而這些議題可能會影響到組織目的及運營。「組織目的」也就是企業的願景、任務、價值、經營理念及經濟行為等議題,企業需關注與管理這些議題,避免在這些變化上產生對組織不利的影響,盡力避免這些衝擊,讓企業可以永續發展,穩定獲利共享多贏。

 

如何藉由三國故事來解析組織處境?

● 組織目的

劉備以「匡扶漢室」或「中興漢室」號招有志之士,這就是劉備集團的組織目的。每個組織背後都有一個目的做為支撐,再以這核心目的來實施運營管理,向著願景一路跟進。
 

 
藉由三國故事來解析組織處境

 

 ● 外部議題

在戰國時代中,劉備集團為了生存及壯大漢室,需考量大環境的變化。探子來報,北方曹操集團,在長江沿岸虎豹騎待命,20萬大軍整備。而南方孫吳集團,江東水兵整備,艨艟船艦三千,蓄勢待發。這對劉備集團來說,就是對蜀國處境上的「外部議題」。

套用於外部情境,2020新型冠狀病毒肺炎事件,春節開工延後生產以避免疫情於工作場所擴散,是否對組織造成營運衝擊(風險)。又或,如同業於高風險製程已導入自動化密閉作業,避免工作者遭受危害暴露及增加生產效率,組織是否研究引進(機會)。

 

註:ISO 45001:2018附錄A.4.1 瞭解組織和處境 / 外部議題

 —  文化、社會、政治、法規、財務、 科技、經濟、自然環境以及市場競 爭,不論是國際、國家、區域或地 方的;

— 新的競爭者、承攬商、分包商、供 應商、合作夥伴和提供者、新技 術、新法規及新職業的出現;

— 產品的新知識及其對衛生與安全的 影響;

— 與對組織有影響的行業和部門有關 的關鍵驅動因子和趨勢;

— 與外部利害相關者的關係,以及外 部利害相關者的看法和價值觀;

— 以上各項的變化。

 

●  內部議題

以劉備集團治理荊州為例,都城內部治理,當年農糧欠收百姓浮動,城牆防護固若金湯,年稅收損益兩平、城內發現有才幹浪人三位。這些資訊對劉備來說就是重要治理運營的資訊,這就是所謂的內部議題。

套用於現今的內部情境,2020新型冠狀病毒肺炎疫情防治,雇主於內部管理因應,包括疫區的差勤管理、工作人員入廠篩檢管理機制、充足的口罩/ 護具配戴管理、環境衛生清潔及員工防疫衛教等規劃也就是內部議題。

 

註:ISO 45001:2018附錄A.4.1 瞭解組織和處境 /內部議題

— 公司治理、組織架構、角色及承擔責任;

— 政策、目標以及用於達成政策、目 標的策略;

— 根據資源、知識及勝任能力(如:資 本、時間、人力資源、流程、系統 及技術)來理解的能力;

— 資訊系統、資訊流及決策流程(包含 正式的與非正式的);

— 新的產品、原料、服務、工具、軟 體、生產場所及設備的介紹;

— 與工作者的關係,以及工作者的看 法和價值觀;

— 組織文化;

— 組織採用的標準、指引及模式;

— 合約關係的形式和程度,例如:外 包活動;

— 工作時間安排;

— 工作條件;

—  以上各項的變化


●  管理系統預期成果
建立管理系統的目的,是為了將組織該管的事情,納入管理,該做的事情,規劃入營運流程實施,以及透過管理系統實現組織營運目標,同時解決複雜動態的問題,提升管理績效,以符合利害相關者的要求,避免營運上產生衝擊。

註:職安衛管 理系統的預期成果包括:
— 持續改善職安衛績效;
— 履行法令要求和其他要求;
— 達成職安衛目標。


風險與機會行動規劃

 
 風險管理一般會透過三個重要的核心活動來管控風險與機會,即「風險辨識」、「風險與機會評鑑」與「規劃行動」,藉由這三個活動來適當管理風險。至於組織處境的風險,業界有諸多工具可用來實施評估,如SWOT分析、PEST分析、 議題檢核查表、波特五力分析、腦力激盪等方法來分析評估,可找出會影響到組織營運及管理系統預期成果的情勢,再進一步整合各部門營運流程與管理系統,展開相關的行動對策與規劃,實施適當的風險管理,防止非預期之偏離事件發生。


總而言之,如高階管理者均能著眼於風險思維,從整個組織營運策略整合出發,「雖然改變讓你沒有了今天,但不改變可能讓你沒有明天」。您的企業組織開始「瞭解組織處境」的風險了嗎?

日期:2020-04-22    出處:SGS 管理學院>> 名家專欄 >>郭展宏 Steven Kuo /SGS評審專員、工業安生技師、