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有了這個利器,不怕無法對創新專案進行有效管理!

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文/AIM俐鉅創新總經理兼首席創新長 詹長霖

隨著知識和技術越來越多樣化,創新專案逐漸變得複雜化和大型化,因此,很多企業會覺得創新專案很難或是根本無法進行有效管理,然而我覺得恰恰相反,創新專案由於不確定性程度大、收益與風險並存,更需要嚴格的專案管理流程,這樣才能夠保證創新專案的結果能夠有效地符合組織的需要,否則就會出現完全偏離目標的失控現象。


 

前段時間,看到南開大學商學院教授戚安邦主任的一篇文章,他根據創新專案管理的種種特性,提出面向創新專案管理的生命週期原理和方法。


 

為了對創新專案進行有效的管理和控制,創新專案的管理者或組織一般會將創新專案劃分為幾個不同的階段,同時對每個階段的工作內容進行明確的定義,這些階段綜合起來稱為創新項目的生命週期。依據創新專案的業務特點,嚴格規範的專案生命週期是創新專案管理的一個有力工具。
  
由於嚴格劃分階段,不通過第一階段不能夠進入下一個階段(應每個階段設置關卡),在對創新專案進行管理時,要不斷規範各種類型創新專案的生命週期,並在實施的過程中嚴格執行,只有這樣,才能夠達到創新項目收益與風險的平衡,不至於為了實現項目收益而導致更大風險。

專案的生命週期是由多個階段組成的,劃分每個階段的標誌點都是一個重要的關口檢查點。關卡檢查對於創新專案來說非常重要,它決定著創新專案能否進入下一個階段,是控制創新項目風險的一個重要工具。

創新專案關口檢查的方法
創新項目通常是對現實的一個改變,這個改變可能會帶來收益,也有可能會帶來危險。特斯拉投入大量的資本進行無人駕駛汽車技術的研發並取得了重大進步,然而,在技術還不是很成熟的情況下急於投入市場, 造成車禍致人死亡。這說明任何一種創新項目(無論是社會創新,還是技術創新),在給組織帶來收益的同時,也可能導致風險,所以需要有效地控制風險和實現收益,這是創新專案管理成功的關鍵。
  
關口檢查點為控制創新專案風險提供了一個有力的方法和工具。創新項目關口和階段交替出現,通過一個關口才能夠進入下一個階段。

   

 
創新專案風險管理的關鍵是確定何處設置關口及其檢查的標準和通過條件。特斯拉無人駕駛汽車的研發若能有效控制好關口並有效設置關口檢查的條件,就能夠避免車禍和人員傷亡。
  
但雖然我們會力求創新專案生命週期的規範性及關口設置的科學性,但由於創新專案存在巨大的資訊缺口,所以創新專案的生命週期管理必須是持續改進和優化的。

生命週期不同階段的風險控制要點
針對創新專案各階段的風險控制工作內容有針對性地進行關口檢查,其相應情況具體討論如下。

(1)搜尋階段。根據現有的知識和技術,通過對市場需求和期望變化的分析和對未來生活的預測,是尋找創新驅動的過程。管理者在起始階段的管理過程中要重視創新意識的培養,拓展人員的創新思維,建立相應鼓勵創新的機制,提高人員的創新能力。需要強調的是,創新搜尋不是盲目地尋找,市場需求是創新專案得以開展的前提,因此在管理的起始階段要重視市場調研能力,對市場部門的人員進行合理安排。

(2)選擇階段。創新專案的這一階段,是對專案的決策階段,通過對每個方案時間、資源和成本等各方面可行性的分析,確定最佳的專案方案。創新專案的管理者在起始階段應加強知識的開發和共用的管理,建立適當的學習模式。通過向專家學習知識、向相關部門學習經驗,使成員具有尋找、發現和獲取知識的能力,通過對知識的掌握、吸收和整合,將其運用到對創新機會搜尋中的風險控制。
  
創新專案選擇階段特別要重視資訊的收集和管理,因此需要加強對創新專案溝通的管理。通過創新專案成員資訊的溝通和分享,從而達到促進創新專案的科學決策的目的。
  
(3)實施階段。在創新項目的這一階段,人們將選擇的創新項目方案轉化為創新結果。通過對項目在具體實施過程中可能出現的問題,針對創新的不確定性制訂出實施計畫。實施階段中對創新項目範圍、品質、時間和成本的集成管理是最為重要的,通過對這些要素的全面集成及對創新專案資源配置,實現對於創新專案不確定性和風險性的有效控制。

管理者應該科學系統地對時間進行統籌安排,對創新專案活動合理安排工期,制定創新專案完整的進度計畫表,及時關注專案的進展狀況。每個創新專案都有預期的成本,在整個專案的實施過程中,要求管理者保證創新專案在已經批准的成本預算內盡最大可能良好地完成。管理者應該根據每個部分所需要的成本,進行規劃和管理,評估費用,控制成本在預算範圍內。
  
並且在人力資源上,要認真篩選團隊成員,選擇能夠處理資訊、提高創新團隊效率的人。此外,管理者要對購買專案所需各種資源的資金進行管理,確保創新專案資金的合理配置。管理者在創新專案實施過程中,應根據影響因素的變化,及時進行創新專案計畫部分或者全部變更的管理。管理者應該及時發現和把握各種變化因素,認真分析變化的性質和影響。一旦確定變更,要修改和制訂新的計畫,對團隊成員做到及時通知,保證變更的及時性和準確性。
  
在風險管控方面,應本著“趨利避害”的原則,即抓住專案風險收益和消減專案風險損失。因此,建立創新專案風險管理機構,開展一系列活動控制風險是很有必要的。同時,應建立相關的創新專案風險管理制度,鼓勵團隊成員對風險管理的工作進行嚴格審查,創造有效的風險方案。
  
(4)獲取階段。是將創新專案的成果運用到實際領域中從而取得回報的階段。管理者要建立適合創新專案的管理模式,明確對創新專案成果的驗收和歸檔工作。針對成果是否符合創新專案規定的要求及專案存在或潛在的問題,管理者應該制定有效的管理措施。並且明確團隊人員內部分工, 對創新專案的經驗或者教訓進行總結,對創新項目各個階段的知識積累和經驗進行收集。


延伸課程:創新思維與TRIZ研發設計工作坊中高階主管-系統性創新實戰營

 

日期:2017-10-31    出處:AIM俐鉅彙整