你會簡報嗎？
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簡報，一個耳熟能詳的名詞，但當有人問你什麼是簡報時，你是怎麼解釋的？說它是簡單的報告？簡明的匯報？把複雜的內容用簡單的方式說出來？但，它真的簡單嗎？
我們看過許多人做的簡報，都是怎麼的狀況呢？測試好投影機、連接上電腦、播放PPT、發放PPT濃縮4~6頁的"講義"、大家坐好、簡報者從第一張PPT解釋到最後一張把想說的說完、收工。而這樣的流程有什麼問題嗎？應該沒有吧？大家不是都這樣做嗎？
說什麼
而這其間其實存在三大問題，分別是「PPT」、「講義」、跟「說什麼」，且讓我們來討論討論。
首先到底內容是要說什麼呢？各位簡報者不妨問一問自己，你所簡報的內容是說你想說的？還是說大家想聽的？我們發現絕大部分的簡報都是把自己想說的說完，而沒有去針對聽眾想聽的來說。也許很多人會說，我說的很詳盡啊，我報告的內容”應該”有他們想聽、想了解的吧？但你真的確定你說的是他們想聽的？甚至是你說得他們都懂嗎？
那為什麼你說的不是他想聽的呢？其實是很多時候簡報者在簡報一開始的缺乏了兩項重要的元素：
一、沒有開宗明義闡明聽眾聽你的簡報可以得到什麼好處；
二、在一開始的時候沒有針對自己的簡報內容做一個整體的簡介，沒有讓聽眾對過程先產生預期心理。
各位簡報者再問問自己：你所做的簡報是一種說明還是一種說服？很多時候，簡報者的內容只是單單的一種說明，而說明完了，解釋清楚了，然後呢？大家都聽了啊，但卻沒有去行動你要他做的事，為什麼？
因為你沒有"說服"他們去採取行動，而如果聽者都沒有採取行動，那你說得再詳細，有什麼用？所以如果可以，請各位簡報者請你都該把自己的每一場簡報，都當成是一種說服，唯有說服你的聽眾去行動，你的簡報才有意義。
講義
再來我們談談簡報時發給聽眾的講義，許多時候我們發現，很多簡報者是把自己的投影片使用POWER POINT預設的列印格式"講義"，將投影片分四格或六格(土豪公司會用單張或兩張)直接列印給聽眾。而這樣會發生什麼事？聽眾從頭到尾頭也不抬的專心猛K講義，根本不看簡報者，甚至讀快一點的，在簡報者還沒報告完就已經全讀完了。而這其實是因為你的講義存在有兩個問題：
第一、是簡報者的報告太照本宣科，甚至於簡報者扮演的只是一個朗讀者，把投影片"讀完"而已，報告的內容毫無感情，當然就更談不上說服了；
第二、你投影片的內容太過於"詳細"，也就是你投影片的內容已經把你所要"講"的內容都放在上面了，大家讀就知道你要說什麼了。如果是這樣，那大家根本不需要來聽簡報者說什麼，把講義帶回家自己讀就好(所以有沒有發現很多的簡報大家都不來參加，卻拼命來要講義？)。所以各位簡報者，請你要注意你的講義，它是參考資料，而不應該是你所有的投影片。
PPT
最後，我們來談談PPT，什麼是PPT？是投影片？還是騙騙他？我們看到很多的投影片都存在有兩個主要問題：
第一、放太多的字，我們很常看到簡報者把很多字都塞到投影片上，為什麼？因為都怪WORD，為什麼可以直接複製貼到PPT上，而大家也覺得這真是太方便了，再來是簡報者通常也怕為忘記，所以盡量把"提詞"放上去，最好是整篇都放。
第二、放太多的字，呵呵∼你沒看錯，但這裡所說的放太多字是簡報者太慣於用文字呈現簡報內容，而忽略使用圖片的效用，其實圖片才是最好的輔助簡報工具，因為人對於圖片的記憶遠大於對文字，如果善於用圖片輔助簡報，那你的簡報將別具感情、且更容易閱讀、更為簡潔。
所以常做簡報的諸位，你是不是有以上所說的這些問題呢？如果是，那為什麼不改？為什麼要繼續為難自己，同時也為難諸多聽你簡報的聽眾呢？你其實也可以像賈伯斯、像TED的諸位講者一樣，能做出富感情且具說服力的簡報，改變吧。
作者簡介:
李庭毓，現為簡報技巧講師
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