目前位置: 首頁 > 知識中心 > 行銷業務 > 五個步驟搞定簡報Q&A時段

五個步驟搞定簡報Q&A時段

提供機構:

亞太培訓顧問

加入收藏
收件人email:
寄件人姓名:
寄件人email:

 

許多人對簡報最後的Q&A時段感到很恐懼。關於Q&A,你要記住:並非所有提問的人都是存心要讓你出洋相,多數聽眾問問題,是因為他們想要更了解你提供的訊息,而不是故意要折磨你。

 

在認識以下五個步驟前,你得先調整心態。Q&A時段不是你非忍受不可的「必要之惡」,而是為了讓你的聽眾更了解簡報內容的必要之善。古希臘作家普魯塔克(Plutarch)說得好:學會如何聆聽後,即使是再差的講者都能讓你學到東西。

 

有了對的心態,就開始應用下列五步驟來搞定每個聽眾的問題吧。

 

1、展現「準備好被提問」的姿態

簡報結束後,要讓你的聽眾感受到,你已經做好準備要讓他們問問題。在正式的簡報中,我會說,「謝謝你們,我們現在有三分鐘的提問時間。」然後,每進行一個問題,我就會計算時間;直到最後一個提問結束後,我會接著說,「我們剛好還有足夠的時間再提一個問題。」

 

藉著控制問題的節奏,能讓台下的聽眾跟上目前整個簡報進行的進度,才不會發生當你說「OK,我們今天就此為止!」時,底下一片錯愕的尷尬情形。

 

2、把問題聽完

多數的聽眾沒有時間「排練」他們的問題,他們可能要花一點時間才能把問題說完、說正確。這時候,記得保持眼神接觸,不時點頭,讓他們知道你有在聽,並在他們提問結束時,說「謝謝你,這是個好問題。」這是一個認同聽眾的好習慣,人們希望知道他們是被聆聽而且被了解。

 

假設我已經介紹完自家公司的服務,一位聽眾問我:我相信你剛剛說的那些關於簡報的技巧都很好,我對你們公司的服務很感興趣;可是,我覺得你們的服務費太高了,你可以用市價提供我們這個訓練課程嗎?

 

我是這樣回應問題的:我了解你的顧慮,價格絕對是要考量的要點,不論對你我來說都是一樣……

 

3、給自己一點時間去思考棘手的問題

某些問題,需要一點「手腕」來回答。就好像上面那個例子,你絕對不會想對提問的人說:不,我們的價格並不貴。防禦性的回應會造成兩個問題:你看起來會變成一個愛爭辯的人,而且直接否定了提問者。如果你說:不會,我們的價格很合理;然後提問者又回應:不,一點都不合理……接著就會陷入兩相辯論的情況。和聽眾辯論只會造成一個結果:「簡報者失去所有人的尊敬」。

 

這就是為什麼,在第三個步驟中,你要改變措辭,用正向的語彚去回答棘手的問題,而不是拿起盾牌來對著聽眾。當你改變措辭,聽起來就好像你與聽眾擁有共同的顧慮。

 

所以,重複上面那個棘手的提問。

 

這裡你可以把步驟二和步驟三結合起來:我了解你的顧慮,價格絕對是要考量的重點,不論對你我來說都是一樣……你想知道,能不能夠付給我們跟你付給現任訓練單位同樣的價錢,是嗎?

 

4、在回應之前 先對提問者表示同意

這一刻,你已經和提問者站在同一邊,這樣的狀態為你成功回答問題打下一個好的基礎。

在以上的案例中,假設提問者回答你,「沒錯!(我們都有這種顧慮)」那麼你就可以進行步驟五了。

 

5、簡單扼要並誠實回答問題

結合以上的步驟,「我了解你的顧慮,價格絕對是要考量的重點,不論對你我來說都是一樣……你想知道,能不能夠付給我們跟你付給現任訓練單位同樣的價錢,是嗎?」

 

提問者表示同意。

 

接下來,你就能給答案了。

 

「價格必須跟我們獲得的東西成正比。舉例來說,當我們買一台車,我們就想要確定這台車值得我們付出去的錢;同樣的,教育訓練,我們希望得到真正的價值,而不只是一堂在簡介上看來很花俏的課程。

 

你對你的教育訓練人員不滿意,那是因為他沒有讓你得到你認為『值得』的價值,他們多數可能想降低他們的費用以提供便宜的服務,這是價格可以很低的原因。你喜歡我們的服務,是因為我們不降低成本去犧牲品質,所以價格才會比較高。

 

如果我們改為低價課程,相信我,你絕對不會對我們感興趣,你會去找另一個提供訓練課程的人,我保證我們的價格正是反映我們所提供的價值,只要你享受過我們的服務,我也相信你會同意。」

 

Q&A時段不是摔角,不是要擊敗你的聽眾,而是聆聽他們的問題,並給予簡單、明確、扼要的回答。回答問題的技巧需要練習,善用以上五個步驟,你會發現自己慢慢開始享受Q&A時段,而不是害怕了。

日期:2013-08-08    出處:商業週刊