【The Proof - 2021/03期】您的活動，永續了沒？ISO 20121活動永續性管理

「Event」是泛指一個活動事件的發生，其特色是時間短且能獲得高度的關注，但在活動辦理的過程中會因為這樣的特色，容易造成大量的浪費。根據 meetgreen.com統計一個典型的會議，其與會者一天約會產生 1.89KG的廢物，其中 1.16KG將直接進入垃圾填埋場，倘若 3天內有 1,000名與會者的數量時，將產出 5,670KG相當可觀的廢棄物，這對社會、環境、經濟議題將帶來大量的衝擊，包含正面及負面的影響。

舉個案例來說：在這飽受 COVID-19肆虐一年的最後一天，市府決定要辦理一場跨年演唱會來提振市民的士氣，消息一出，大家開始聚焦今年有沒有甚麼特別的節目？會有哪些卡司陣容？幾點開始？我要怎麼去？當天到了活動現場，群眾肚子餓了先找吃的，但又怕排了好久的搖滾區位置被搶走，於是人手一袋食物及飲水進到會場，活動開始之後舞台燈光音效好科技、5G的技術不得了，搖滾熱身一番後，得先解決如廁的民生問題，就在倒數的最後一刻，衝回現場5、4、3、2、1煙火齊放，與愛的人相擁，互道新年快樂!! 在寒冷的冬夜裡臉上帶著幸福的微笑、暖暖的心踏上回家的路。

但…只有這樣嗎？當然不是，鏡頭拉回到活動前的規劃，主辦單位盡腦汁策畫著活動內容、意象的傳達、舞台的設計、邀請的來賓藝人、交通規劃、防疫的機制、人潮管制、活動安全…..等；鏡頭再轉到活動前幾天的舞台搭設、燈光、音響，一輛又一輛的貨車、吊車入場，施工人員在下著細雨、冷冷的天氣裡爬高爬低忙碌地穿梭著，不斷地調整，只為有最好的呈現；最後轉到活動當天現場的工作人員、辛苦志工、冒著煙的小攤販、拿著夾子穿梭的清潔人員，直到最後散場，工程人員還默默的在拆著舞台，垃圾車來回進出，為的是要儘快恢復整潔的市容，回到日常的秩序中。隔天一早，媒體的評價有好有壞，主辦單位正在檢討活動流程改善建議及機會，為的是要讓下一次的活動更盡善盡美。

這就是一個活動的縮影，小至一場企業內部的活動、員工旅遊、家庭日，大至動運賽事、場館運作，整個過程中包含各項活動安全、環境生態污染、交通便利、防疫安全、周邊經濟、社會關懷等議題，一項又一項不斷的湧現，只是以往我們都是依著過去的經驗、有人有要求就做、遇到問題就處理，但有沒有一個系統管理的方法能夠協助我們全面控制規劃風險呢？

有的，ISO 20121活動永續性管理系統就是一個能夠協助我們去梳理各項活動的流程，瞭解利害相關人所關注的議題，有系統去識別辦理活動過程中可能面臨的永續議題所存在的風險與機會點，協助組織主動進行規劃與管理。

• 不論組織規模大小、活動期間的長短都適合導入 ISO 20121嗎？

是的，規模小的組織或活動，可藉由 ISO 20121的導入，檢視其組織或活動的永續發展規劃，為員工埋入永續的概念與種子，進而發展各項永續作為，甚至可能為公司帶來不同的品牌定位；而規模大的組織或活動，在導入 ISO 20121的過程中，則能幫助您找出您所困擾的永續績效亮點，做好風險管理，並於短、中、長期目標規劃中，樹立永續傳承的經驗與榜樣。

• 要想讓活動更永續，該如何開始呢？

如果您手邊正有一個活動要進行，建議您可以透過下列三個步驟來進行規劃，首先需了解活動的主要利害相關者有誰？他們對活動辦理的過程有哪些要求與期望。接著，盤點整個活動的過程中各階段可能會有的風險與創造雙贏的機會點，從中進行管理。另外，在經濟部貿易局推廣下的「綠色會展指南」中，也有非常好的 Checklist工具，透過自我檢視的過程也能讓您的活動更永續。如果您的活動牽涉涵蓋的層面非常廣或者您是一個組織、一個硬體場館想要導入，您可以尋找專業的顧問團隊陪伴，建議能有 6個月的時間醞釀，在組織內部讓各項管理工作發酵；若您的時間緊迫，那麼更需要有經驗的顧問協助引導整個過程。專業顧問團隊可在管理系統的導入過程中協助您即時找到問題點，並進行利害相關者議和，同時透過訓練與陪伴，協助您在各個流程環節發現重要的永續議題並凝聚共識，為社會、環境、經濟面找到提升績效的機會點，為組織提升品牌知名度及社會責任形象。

• 導入ISO 20121管理系統，一定要進行第三方驗證嗎？

ISO20121活動永續性管理系統可以採自我宣告或二者稽核等方式來展現自我符合程度，但第三方的驗證可對社會大眾帶來較高的公信力，同時也可為組織帶來不少的益處，透過第三方稽核員在國際驗證的經驗，可協助組織檢視各項管理規劃過程的風險，同時提供給組織不同的觀點與建議。截至目前為止，國內至少已有 14家企業通過 ISO 20121組織型驗證。

自 2013年以來，筆者協助客戶導入 ISO 20121過程中有很深的感觸，ISO 20121活動永續管理系統是目前各類管理系統中最全面的展開 ESG各面向議題討論的管理系統，不只是活動相關組織或業者適合導入，一般企業也可利用 ISO 20121鑑別 CSR報告書中的重大議題，透過系統建立管理方針、目標，追蹤各項指標績效的達成，以 PDCA進行有效管理。總之，透過 ISO 20121導入的過程，組織會看見自身在各永續面向的優點與不足，管理系統並不是要求一次做到完美，但在成功的案例中，不難發現，只要主事者能敞開心胸看見問題，並且願意嘗試改變，善的循環就會在組織內部不斷的發生與改變。