團隊中，如果有人逃避責任、缺乏擔當，就會拖累整體士氣與生產力。

身為主管的你，如何讓部屬盡責又當責？

 

你的部門有這樣的問題嗎？

．團隊裡每個成員都很優秀，但卻有一、兩個人實在讓你頭痛。他們的進度常常落後，一旦被追問原因，總是把責任推給其他人。

．部門開會時，大家提出了一堆點子，所有人都熱烈討論，但是隔了一、兩個星期，那些提案始終毫無下文。

．某個專案出了狀況，重要的客戶可能因此跑掉。你必須召集團隊緊急處理。但這時，你卻看到電子郵件裡，大家都在討論：這是誰的錯，那個人當初應該怎麼做才對……。

．工作檢討會議上，藉口一大堆：以前都是這麼做」、「這不是我該做的事」、「行銷部資料給得太晚，所以才會延誤」……。

 

團隊中如果有人逃避責任、缺乏主動與擔當，就會拖累整體的士氣與生產力。

員工不肯負責的原因很多，也許是偷懶打混，也許是害怕失敗，或者因為面對的問題太大、太困難，產生了無力感。

 

員工為什麼不肯負責？

當屬下不願為自己的表現負責時，有些主管選擇睜隻眼閉隻眼，不想追究（擔心引起反彈，或覺得自己沒有時間有效追蹤）；

也有些主管一不做二不休，直接請這些人走路。但專家指出，這兩種方法都不理想：

縱容屬下卸責，只會讓問題愈來愈嚴重；而開除屬下，只能當作實在沒辦法時的最後一招。

主管該做的，是找出方法幫助屬下建立責任感，並且營造一個讓所有人勇於負責的工作環境。

 

1. 訂出清楚的期望值：

要讓人負起責任，交出成果，第一步就是要建立主管對屬下的期望值。

訂出標準，才能定義什麼是成功，或不及格。

你必須從一開始就清楚地溝通：部門要達到的目標（業績、報酬率，或產品交貨時間），每個屬下的角色，與應負的責任（包括個人績效和團隊績效必須達到的各項指標）。

各項目標與責任應該明確、可衡量、有時間表。你必須不厭其煩地溝通這些期望值，直到屬下都能了解並接納。

 

2. 強調「為何而做」：

有些員工對自己的工作缺乏投入的動機，只會等著指令做事，看不到他們的努力，與部門、公司目標之間的關聯。

想要激發員工的責任感，就要讓他們「見樹也見林」，了解自己的工作對於部門、公司整體目標的重要性。

「向你的團隊解釋『為何而做』，」人力管理顧問羅特曼指出，

很多主管在宣布目標或新計劃時，只交代屬下做該做的事，這種做法很難讓人真心投入。

比較有效的方法，是先與團隊成員溝通部門的整體策略，以及你的願景，幫助屬下從全局（the big picture）思考。

 

3. 確保屬下獲得必要的資源做事：

為你的團隊成員，提供工作所需的技術訓練、軟硬體設備、接受指導和輔導的管道等。

這是幫助員工負起責任的重要步驟─工欲善其事，必先利其器。

員工如果缺乏完成工作所需的各種「利器」，就會有藉口，開始逃避責任。

 

4. 幫助屬下克服無力感，建立自信：

有些員工不願承擔責任，是因為他們相信，一切的成敗都由外在力量控制，自己無能為力。

主管應該設法幫助這種員工，克服心理上的障礙，做自己的主人。

一個方法，是訂出幾個容易達成的小型目標，讓他們獲得快速達標的成就感，有助於建立自信。

另個方法，是常常點出他們身上有哪些優點，過去建立過哪些功勞，教他們多做正面思考，避免陷入負面心態。

另外，也可以將大型的任務或專案，切成幾個部份來進行，因為案子或目標如果太大，會使員工不知所措，產生無力感，因而逃避責任。

 

5. 做好授權，避免管太多：

檢視你自己的管理風格吧。有時，員工之所以不想負責，問題就出在主管：

一、因為你沒有做好清楚的授權，讓部屬不知道權限在哪裡，也就不覺得有主動負責的權力。

二、因為你事必躬親，大小事什麼都管（micromanage），部屬乾脆把責任全部丟還給你，懶得再負責。

所以，主管的功課，就是學習有效授權，不要管太多，盡量給屬下自行決策與應變的空間。

但在必要時，提供適當的引導，同時建立進度的檢核點。這樣才能幫助員工發展出自律、能力，以及負責態度。

 

6. 獎勵勇於負責的員工：

對於勇於負責、完成使命的員工，應該大力表揚和嘉獎，包括正式的獎勵（員工獎勵計劃、頒獎儀式、加薪以及休假等福利），

和非正式的獎勵（在會議上公開表揚、在公司刊物、企業網站、甚至Facebook等社群網站上廣加放送）。

用各種正面的鼓勵，肯定員工因為主動負責，為團隊、公司帶來貢獻。

 

 

當責：我還能多做些什麼？

除了這六種方法，更進一步來看，要讓每個員工建立責任感，就應該推動「當責」（accountability）的精神與態度，真正為成果負起責任。

企管顧問康納斯（Roger Connors）與史密斯（Tom Smith）在《從負責到當責》一書中指出，

每當有問題或狀況出現時，最常聽到的反應就是，「怎麼搞的！事情怎麼會變成這樣？」、「誰該負責？」

但是，真正負責任的人不會問，「這個問題我該怪誰？」

而是要問，「我還能多做些什麼，才能把事情做對、做好，獲得想要的成果？」

他們提出了積極當責的四個步驟，值得每個主管與員工學習、練習，最後交出符合期望的成果。

 

1. 正視現實（see it）：
承認自己的問題，並尋求別人的觀點，傾聽他們的看法，讓自己面對現實。

2. 承擔責任（own it）：
勇於承擔，決定「擁有」眼前面臨的問題─這件事就是我的事，我來負責解決。

3. 解決問題（solve it）：
不僅解決問題，還要切身地、持續地追問：「我還能做些什麼？」

4. 著手完成（do it）：
要求人們言出必行，說到做到，絕不因為失敗而怪罪別人，並採取行動改變現狀，向前邁進，交出成果。